4 Tips voor goed contractmanagement

Duidelijke afspraken met leveranciers of werknemers zijn essentieel voor je bedrijfsresultaat. Zo kan goed contractmanagement je resultaat flink verhogen. In dit artikel benadrukken we het belang van goed contractmanagement en geven we je een aantal bruikbare tips om hier als ondernemer actief op te sturen.

Uit onderzoek blijkt dat zwak uitgevoerd contractmanagement een negatieve impact heeft op het bedrijfsresultaat. Zo berekenede het International Association for Commercial and Contract Management (IACCM) eens dat het gemiddeld 9,15 procent kan uitmaken.

Los van deze financiële winst is er met beter contractmanagement ook op andere gebieden winst te behalen. Denk bijvoorbeeld aan tijdswinst, een betere dienstverlening en de mogelijke juridische risico’s die je hiermee uitsluit. Ook kun je op het moment dat er sprake is van een verstoorde relatie met je leverancier of werknemer terugvallen op eerder gemaakte afspraken. Genoeg reden dus om een kritische blik te werpen op bestaande en toekomstige contracten.

Goed contractmanagement begint bij duidelijke verdeling in rollen en verantwoordelijkheid. Oftewel: wie is de contractmanager? Vaak valt contractbeheer onder de randwerkzaamheden van inkoop of operatie. Maar hiermee wordt het belang van deze rol onderschat.
Een goede contractmanager maakt tijd voor het maximaliseren van de contractprestaties en het minimaliseren van risico’s. Deze persoon kan zowel intern als extern wijzen op de gemaakte afspraken en de daaruit voortkomende verantwoordelijkheden. Ontbreekt het aan de juiste expertise? Investeer dan in trainingen of cursussen.

Vaak onderhandelen afnemers alleen maar bij het afsluiten van contracten met leveranciers. Maar onthoud: er is altijd ruimte voor onderhandeling. Misschien kan de inkoopprijs omlaag, het eigen risico omhoog (en daarmee de premie omlaag) of kun je abonnementen opzeggen of downgraden. Wellicht kunnen maandelijkse abonnementen omgezet worden naar jaarabonnementen om daarmee geld te besparen.
Laat de contractmanager dus een kritische blik werpen op bestaande contracten en contact opnemen met de betreffende leveranciers. Al is het alleen maar om de gemaakte afspraken te bevestigen en de relatie te versterken.

In de praktijk komt het nog al te vaak voor dat gemaakte afspraken niet worden nageleefd. Het is daarom essentieel dat de contractmanager en de verantwoordelijke medewerkers de (prijs)afspraken helder voor ogen hebben. Zo kan er altijd gecontroleerd en bijgestuurd worden.
Zorg er bovendien voor dat contracten op tijd worden opgezegd. Het zal niet de eerste keer zijn dat een contract stilzwijgend wordt verlengd en je onnodig aan een abonnement vastzit.

Laat altijd een jurist een blik werpen op bestaande en nieuwe contracten, zodat je meer inzicht krijgt in de kansen en risico’s die je loopt. Schroom niet om hiervoor ondersteuning van buitenaf in te schakelen. Zie het als een soort verzekering: het lijkt misschien een onnodige uitgave, maar als het mis gaat ben je nog veel verder van huis.

Het moge duidelijk zijn dat goed contractmanagement een veilige bodem is om je bedrijf op te bouwen. Door alles zwart op wit te zetten heb je goed overzicht en kun je betere resultaten behalen en hogere kwaliteit leveren. En niet onbelangrijk: je kunt al gauw besparen op de kosten. Zo wordt contractuele rompslomp een interessante en lucratieve bezigheid!