Als medewerkers meer uren werken dan het contractueel afgesproken aantal uren, hebben we het dan over overuren of over meeruren? En hoe ga je met deze over- en/of meeruren om? Tijd voor tijd? Uitbetalen? Is dat verplicht? Betaal je er vakantietoeslag over? En hoe zit het eigenlijk met de minuren? In dit blog beantwoorden we deze vragen. Lees snel verder als jouw medewerkers regelmatig over hun contractuele uren heen gaan.
Wanneer zijn het overuren en wanneer meeruren?
Overuren en meeruren hebben dit gemeen: het zijn de gewerkte uren die over het aantal heen gaan dat er in het contract is afgesproken. Een fulltimer die meer werkt maakt overuren en een parttimer die meer werkt maakt meeruren. Let wel: een parttimer kan ook overuren maken, als hij over het aantal uren van een fulltime dienstverband heen gaat. Als hij 32 uur op contract heeft en 10 uur extra werkt, maakt hij 8 meeruren en 2 overuren (als 40 uur gebruikelijk is bij een fulltime dienstverband bij deze werkgever).
Zo ga je ermee om in de salarisadministratie: overuren versus meeruren
Niet alleen de naam is anders. Meeruren en overuren worden ook anders behandeld in de salarisadministratie. Bij meeruren heeft een werknemer recht op 100% van het normale uurloon en bij overuren geldt 100% + een toeslag, afhankelijk van het tijdstip van overwerken. Meestal zijn het percentages van 125% 150% of 200%. Zo worden overuren en meeruren ook verschillend belast. Meeruren tegen normaal tarief en overuren tegen het bijzondere tarief. Omdat het verschil in loonheffing maar klein is, kan het bijzonder tarief soms zelfs iets voordeliger uitvallen. Dit komt door de VCR-methodiek. Het staat voor Voortschrijdend Cumulatief Rekenen en wordt sinds 2006 toegepast. Bij meeruren hoort ook 8% vakantiebijslag en over meeruren ben je als werkgever verplicht om verlofrechten met bijbehorend vakantiegeld toe te kennen. Als er sprake is van een pensioenregeling wordt over meeruren ook pensioen opgebouwd. Je houdt dus extra pensioenpremie in op het salaris.
| meeruren | overuren | |
|---|---|---|
| % uurloon | 100% | 100% + eventuele toeslag van bijv. 25% 50% of 100% |
| loonbelasting | normaal tarief | bijzonder tarief |
| vakantietoeslag | 8% | 8% |
| pensioen | ja | meestal niet, tenzij dit in de cao anders bepaald is. |
| verlofrechten | ja | nee |
De regels en de cao
Er zijn wettelijke regels en er zijn cao’s. Volgens de wet (sinds 2018) moet je als werkgever minstens het wettelijk minimumloon en de minimumvakantietoeslag betalen over alle gewerkte uren. Alleen in een cao mag van de wettelijke regels worden afgeweken binnen bepaalde kaders. Zo mag er worden afgesproken dat er geen vakantietoeslag over overwerk uitbetaald wordt, mits het totale loon van de werknemer minstens 108% van het minimumloon is.
Overwerk en belasting
Omdat overwerk op een salarisstrook als bijzondere beloning vermeld staat, denken werknemers vaak dat ze meer inkomstenbelasting betalen over de overuren. Dat is een misverstand. In de reguliere loonbetaling houd je als werkgever al volledig rekening met alle heffingskortingen. Bij incidentele loonbetalingen zoals overwerk of vakantiegeld betalen werknemers dus meteen belasting. Mocht je toch meer betalen dan nodig, komt dit bedrag na de belastingaangifte weer bij je terug. Kijk voor meer inzicht in dit onderwerp en jouw situatie ook even bij de Belastingdienst.
Minuren: wat zijn het en wat zijn de regels?
Een officiële definitie van minuren is er niet vastgelegd in de wet. Er zijn ook geen wettelijke regels over minuren. Wat we er in het algemeen onder verstaan zijn het aantal uren dat een werknemer niet kan werken van het contractueel afgesproken aantal uren. Omdat er in de wet geen regels over bestaan zou je deze kunnen vastleggen in een cao.
De minuren worden in de regel gewoon uitbetaald en op een later moment ingehaald. Andere afspraken over minuren kunnen zijn dat de opgebouwde minuren binnen zes maanden na afloop van een kalenderjaar ingehaald moeten worden. Zo niet, komen na die periode te vervallen. Een werkgever kan ook vastleggen dat opgebouwde minuren aan het einde van een dienstverband terugbetaald moeten worden.
Minuren door corona?
Tijdens de lockdowns bouwden veel werknemers minuren op. Mag je als werkgever je werknemers vragen om die minuren naderhand in te halen? Dat was wat de FNV aan de rechter vroeg namens de werknemers van een grote retailketen. De rechter besliste hierover op 5 juli 2021 dat de werkgever haar personeel de (niet gewerkte en wel doorbetaalde) uren wel mocht laten inhalen. Zodat de werknemers zich niet onbeperkt beschikbaar hoefden te stellen waren er wel grenzen bepaald. Het ging uiteindelijk om 40 minuten per werknemer in de resterende weken van 2021.
Tijd of geld? Is het verplicht om overwerk uit te betalen?
Overuren en meeruren kunnen ook door middel van een tijd-voor-tijdregeling worden gecompenseerd. Bij meeruren per extra gewerkt uur een extra uur verlof, of bij overwerk per overuur bijvoorbeeld een uur en een kwartier extra verlof. In cao’s waarin zo’n tijd-voor-tijdregeling is vastgelegd staat in de meeste gevallen ook een periode waarbinnen die compensatie verleend moet worden. Lukt dat niet, moet de werkgever de uren alsnog uitbetalen.
Kun je werknemers verplichten om over te werken en/of meeruren te maken?
Overwerk is in principe niet verplicht, tenzij er in een cao vastgelegde regels over zijn. Behalve de cao kun je denken een personeelshandboek of bedrijfsreglement om hier afspraken over te maken. De werknemers stemmen ermee in door te ondertekenen voor akkoord.
De arbeidstijdenwet bepaalt de grenzen waarbinnen overwerk is toegestaan. Die grenzen komen neer op onderstaande.
Een werknemer:
- mag niet meer dan 12 uur achtereenvolgens aan het werk zijn;
- niet meer dan 60 uur per week werken;
- gemiddeld maximaal 48 uur per week werken over een periode van 16 aaneengesloten weken.
Verder heeft een werknemer recht op:
- minimaal 11 uur rust na afloop van een werkdag, met 1 uitzondering per week van minimaal 8 uur. Daar moet dan wel een goede reden voor zijn;
- minimaal 36 uur rust na een werkweek. Ook hier kunnen uitzonderingen op zijn als het echt nodig is. Een werknemer heeft in dat geval alsnog recht op:
- minimaal 72 uur onafgebroken rust in een periode van 14 dagen;
- 2 pauzes van minimaal 15 minuten of 1 van 30 minuten;
- extra pauzetijd van minimaal 15 minuten bij meer dan 10 uren op een dag.
Structureel overwerk
Laat je jouw werknemers structureel overwerken, hebben zij recht op een aanpassing in de uren die zijn vastgelegd in het arbeidscontract. De voorwaarde hiervoor (oftewel het rechtsvermoeden) is dat het aantal uren in de afgelopen 3 maanden elke maand hoger was dan de contracturen.
Tot slot
Zit je net als veel werkgevers momenteel met een personeelstekort? Werken werknemers geregeld over of maken zij meeruren? Blijf dan binnen de arbeidstijdenwet, pas contracten aan indien nodig en zorg voor een correcte salarisadministratie. Bij twijfel en vragen over dat laatste, kijken wij graag met je mee. Neem hier contact met ons op.
