Geen enkele organisatie wil negatief in het nieuws komen over affaires met foute bonussen, diefstal of medische missers. Nog erger is het als er medewerkers of andere betrokkenen slachtoffer worden van een incident door een niet-integere medewerker. Zoiets heeft diepe impact op een organisatie. Essentieel bij het binnenlaten van integere werknemers en vooral het buiten houden van onbetrouwbare en incapabele mensen, is een screening als onderdeel van de selectieprocedure. Hoe dat moet? Lees dit blog als eerste stap.
Controlemiddelen die je zelf toepast
Als werkgever ondervang je al heel veel door enkele eenvoudige stappen in de selectieprocedure in te bouwen.
- Check op sociale media
Hoe presenteert iemand zich op Facebook, Instagram, LinkedIn en Twitter? Vind je op LinkedIn dezelfde werkervaring en opleidingen als op het cv? Zijn er aanbevelingen en onderschrijvingen voor de vaardigheden die je zoekt? LET OP: niet alles dat op sociale media te vinden is, is waar.
- VOG aanvragen
De Verklaring Omtrent Gedrag of VOG is een document waarmee sollicitanten laten zien dat hun (justitiële) verleden geen bezwaar is voor het uitvoeren van een functieomschrijving. Een VOG kost geld en vraag je aan voor een specifieke functie. Sommige strafbare feiten vormen voor de ene functie geen risico, en voor de andere wel. Voor bepaalde functies is een VOG wettelijk verplicht, zoals functies in de kinderopvang of taxichauffeur. Als het niet verplicht is kun je er als werkgever zelf voor kiezen om een VOG op te vragen bij toekomstige werknemers. Werkgevers kiezen er soms voor om een VOG te vergoeden, ook als een kandidaat niet in dienst komt. Dat komt net wat vriendelijker over. Let op: vraag als werkgever altijd naar het originele exemplaar en accepteer geen kopieën om vervalsing tegen te gaan.
- Uittreksel diplomaregister opvragen
In het diplomaregister is vastgelegd welke diploma’s iemand heeft behaald. Alleen de diplomahouder zelf, door OCW erkende onderwijsinstellingen en enkele overheidsinstanties hebben toegang tot dit register. Als werkgever kun je het dus niet inzien. Je kunt wel een uittreksel bij de sollicitant opvragen en deze op echtheid controleren. Hoe dat moet lees je op de site van Dienst Uitvoering Onderwijs(DUO).
- BKR-screening
BKR registreert leningen en schulden hoger dan 250 euro. Je kunt de registratie van iemand anders niet inzien bij BKR, dat kunnen de geregistreerde personen alleen zelf. Je kunt dus vragen of iemand zijn BKR-kredietoverzicht zelf opvraagt en wil laten zien. Het is nogal een zware screening die werkgevers vooral op de zwaardere financiële functies toepassen.
Screening uitbesteden
Heb je vaker te maken met screenings of is het in de branche waar je in opereert belangrijk om goed en structureel te screenen? Dan kun je ook een partij inschakelen die in Pre Employment Screenings (PES) gespecialiseerd is. Vooral omdat je met veel regels te maken hebt, is het prettig om uit handen te kunnen geven. Banken bijvoorbeeld, doen dit meestal niet zelf.
Een complete PES door een externe partij kan er zo uitzien:
- Achtergrondonderzoek
- Cv-controle (bijzonderheden en hiaten nader onderzocht)
- VOG opvragen en verifiëren
- Invullen van integriteitverklaring
- Machtigingsformulier
- Referenties nagaan
- Opleidingen en diploma’s verifiëren
- Beoordeling BKR-gegevens
Zo’n externe partij heeft vaak software waarmee de kandidaten via één portaal alles kunnen aanleveren en direct documenten als een VOG kunnen aanvragen. Het voordeel is dat overal aan gedacht is, en dat je zelf niet achter de incomplete dossiers aan hoeft te zitten.
Hier heb je je aan te houden bij het screenen van sollicitanten
Het screenen van sollicitanten valt onder de verwerking van persoonsgegevens. Je hebt dus te maken met de Algemene Verordening Gegevensgebruik (AVG). Voorheen was het de Wet Bescherming Persoonsgegevens waarin de privacy was vastgelegd. Met ingang van 25 mei 2018 is het voor heel de EU hetzelfde, en dat is vastgelegd in de AVG. Alle actuele regels over screening van sollicitanten lees je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Dit zijn de regels waar je je als screenende werkgever aan moet houden samengevat:
- Je hebt een gerechtvaardigd belang nodig voor een screening, ook als het gaat om gegevens die de kandidaat zelf openbaar maakte.
- De screening moet noodzakelijk zijn.
- Je hebt informatieplicht, dus de sollicitant moet van tevoren op de hoogte zijn dat de screening een onderdeel van de procedure vormt.
- De gegevens die je verkrijgt uit de screening mogen niet voor andere doelen gebruikt worden.
- Je mag de verkregen gegevens uit de screening niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel van de screening.
- Je mag niet meer gegevens verzamelen dan nodig voor het doel van sollicitatie, ze moeten toereikend zijn en ter zake doen.
- Je moet de gegevens uit de screening goed beveiligen.
- Je beoordeelt of een Data Protection Impact Assessment (DPIA) nodig is. Dat heeft te maken met het hoge privacyrisico van gegevensverwerking voor screening. Als daaruit blijkt dat screening een hoog risico oplevert, moet er overleg zijn met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) alvorens de eventuele screening gedaan wordt.
Wanneer kies je voor screening?
De eerdergenoemde regels wijzen de weg al voor een groot gedeelte. Vooral het moeten hebben van een gerechtvaardigd belang en het feit dat de screening noodzakelijk moet zijn voor een functie. Want wat is een gerechtvaardigd belang en wanneer is het een noodzaak om iemand te screenen? Wat moet ervan afhangen? De AP zegt hierover het volgende:
“Een gerechtvaardigd belang van een werkgever is meestal dat hij erop moet kunnen vertrouwen dat zijn (toekomstige) werknemer integer en betrouwbaar is.”
Dat betekent dat vrijwel alle werkgevers altijd zouden mogen screenen. Dat is, als er niet ook de regel van noodzakelijkheid was. De AP zegt hierover:
“Dat de screening noodzakelijk moet zijn, houdt onder meer in dat de werkgever zijn doel niet met een ander, minder ingrijpend middel dan screening mag kunnen bereiken.”
Wat je als werkgever kunt doen om te bepalen of een screening nodig is:
- Maak een risico-inventarisatie van de functie. Denk aan contact met anderen, toegang tot gevoelige gegevens, waardevolle spullen en -kennis, de werkomgeving etc. Deze brochure van Justis over de screening van personeel heeft een overzicht van functies en risico’s dat hierbij zou kunnen helpen.
- Onderzoek hoe de hoogste risico’s te elimineren of te beperken zijn en wat je ervoor nodig hebt. Als het gaat om toegang tot gevoelige gegevens bijvoorbeeld, kan een systeem voor informatiebeveiliging bijvoorbeeld uitkomst bieden.
- Breng in kaart welke risico’s anders op te lossen zijn en voor welke risico’s toch screening nodig is. Breng voor dat gedeelte ook in kaart welke informatie relevant en dus noodzakelijk is. Hoe ver moet je terug in de tijd gaan met bijvoorbeeld het natrekken van antecedenten? Is het nog relevant om 25 jaar terug te gaan? Documenteer alles goed.
Tot slot
Wil je je niet meer druk maken waar je al deze screening documenten opslaat? Informeer dan eens bij ons naar de mogelijkheden in NMBRS. Hier kun je de documenten opslaan onder het betreffende personeelslid. Ook kunnen we al voordat je een nieuwe medewerker aanneemt een HR account aanmaken zodat een sollicitant op een veilige manier de gegevens aan kan leveren.
