Nadat het een aantal keer vooruitgeschoven is, is de goedkeuring om vaste reiskostenvergoeding uit te blijven keren aan thuiswerkend personeel nu (per 1-1-2022) komen te vervallen. Als de wet straks door de tweede kamer is aangenomen moeten werkgevers de reiskostenvergoedingen van werknemers onder de loep nemen en aanpassen. Wij adviseren om hier nu alvast voorbereidingen in te treffen.
Wat verandert er en waarom?
Als sinds december 2020 is het kabinet duidelijk geweest. De reiskostenvergoeding moet op de schop. Met al dat thuiswerken is de reiskostenvergoeding niet altijd gebruikt om daadwerkelijk reiskosten mee te dekken. Het is dus meer een onderdeel van het salaris geworden. En dan, vindt het kabinet, moet er gewoon belasting over betaald worden. De uitvoering van de wet is al een aantal keer verschoven maar het lijkt er nu echt van te komen.
Een vaste maandelijkse vergoeding op forfaitaire basis mag nog steeds als een werknemer fulltime op kantoor werkt. Voorwaarde hiervoor zijn heldere afspraken met de werknemer. Voor de dagen dat de werknemer thuis werkt, kan er geen reiskostenvergoeding betaald worden. Een thuiswerkvergoeding is wel mogelijk. Beide vergoedingen mogen op forfaitaire basis.
Administratieve rompslomp voorkomen
Het vastleggen en verwerken van declaraties kan een vervelend en foutgevoelig terugkomend klusje worden als het thuis- en op kantoor werken variabel is. Maak, als je dit wil voorkomen, afspraken over het aantal dagen dat een werknemer verplicht is op kantoor te zijn.
Na de verandering in werkomstandigheden de afgelopen twee jaar, is het goed denkbaar dat een werknemer een of enkele dagen per week thuis werkt. Om toch een vaste vergoeding per maand uit te keren, spreek je per mail af hoeveel dagen de werknemer thuis werkt. Leg deze afspraken vast in de loonadministratie of geef ze aan ons door zodat wij dit voor je kunnen doen.
Compensatie lagere thuiswerkvergoeding
De thuiswerk vergoeding is gemaximaliseerd op € 2,- per dag. Dat is in de meeste gevallen lager dan de woon- werk vergoeding die werknemers nu per dag ontvangen. Wil je dit compenseren? Daar zijn verschillende mogelijkheden voor. De meest voor de hand liggende vergoeding is het verhogen van het brutoloon. Het nadeel hiervan is dat het een belast component is.
Deze vergoedingen zijn onbelast en wellicht geschikter ter compensatie.
- Internet vergoeding (Let op dat internet wel noodzakelijk moet zijn voor een behoorlijke vervulling van de functie.)
- Telefoonvergoeding voor werknemers die een privé telefoon ook zakelijk gebruiken
Meer weten over reiskosten- en andere onbelaste vergoedingen?
Een soepel proces zonder gedoe is fijn voor werkgevers en speelt een belangrijke rol in de werknemerstevredenheid. We denken graag mee in een efficiënte loonadministratie. Neem gerust contact met ons op als we ergens bij kunnen helpen.
